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Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology to our clients. We are committed to hiring the best, most talented people in our industry; and we support them through professional growth, flexibility, and personalized benefits to manage life in and outside of work. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades, and technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, we empower you to shape a brighter way forward so you can thrive professionally and personally.

Here's a comprehensive job description for an Assistant Facilities Manager role within a global client account at JLL, incorporating the aspects you mentioned:

Senior Facilities Manager

Real Estate Management Services – FRA - Paris

Aperçu du poste: Le Senior Manager est un rôle de leadership crucial responsable de la gestion stratégique et de l'optimisation des services de gestion des installations (Facility Management - FM) sur plusieurs sites en France. Ce poste exige un leader visionnaire avec une vaste expérience en FM, capable de stimuler l'excellence opérationnelle, favoriser l'innovation et apporter une valeur exceptionnelle à l'organisation et à ses clients. Le candidat idéal possédera une combinaison unique d'expertise technique, d'acumen commercial et de compétences interpersonnelles pour naviguer dans le paysage complexe de la gestion des installations multi-sites sur le marché français.

Responsabilités détaillées:

Gestion stratégique des installations:

• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie FM complète alignée sur les objectifs organisationnels et ceux des clients
• Effectuer des analyses SWOT régulières des opérations et services FM
• Identifier et capitaliser sur les tendances émergentes dans l'industrie FM
• Créer des plans à long terme pour les mises à niveau, les expansions et les consolidations potentielles des installations
• Établir et maintenir des partenariats stratégiques avec les acteurs clés de l'industrie
• Développer des plans de contingence pour divers scénarios affectant les opérations des installations

Gestion des opérations:

• Superviser les opérations FM quotidiennes sur plusieurs sites français, assurant une prestation de services sans faille
• Développer, mettre en œuvre et affiner continuellement des processus et procédures standardisés
• Assurer une stricte conformité avec les réglementations françaises et européennes, y compris le Code du travail, les normes de sécurité et d'hygiène, et autres lois pertinentes
• Coordonner et gérer tous les projets liés aux installations, y compris les rénovations, les relocalisations et les mises en place de nouveaux sites
• Mettre en œuvre et maintenir des mesures de contrôle de qualité robustes pour tous les services FM
• Superviser la planification et la gestion de l'espace pour optimiser l'utilisation des espaces de travail
• Gérer les opérations de sécurité, y compris les systèmes de contrôle d'accès et de surveillance
• Coordonner avec les départements IT pour assurer un support d'infrastructure approprié pour toutes les installations

Gestion des fournisseurs:

• Développer et exécuter une stratégie complète de gestion des fournisseurs
• Sélectionner, négocier et gérer les contrats avec les prestataires de services et les fournisseurs
• Mettre en œuvre un système de notation des fournisseurs pour évaluer objectivement les performances
• Mener des revues et des audits réguliers des fournisseurs
• Entretenir des relations solides avec les fournisseurs clés grâce à une communication et une collaboration régulières
• S'assurer que tous les fournisseurs respectent les politiques de l'entreprise, les exigences légales et les normes de l'industrie
• Mettre en œuvre un programme de diversité des fournisseurs pour soutenir les entreprises locales et appartenant à des minorités
• Élaborer et maintenir un plan de contingence pour les services critiques des fournisseurs

Gestion financière:

• Élaborer et gérer des budgets annuels pour toutes les installations, typiquement de l'ordre de 10 à 50 millions d'euros
• Mettre en œuvre des techniques sophistiquées de modélisation et de prévision financières
• Surveiller et contrôler les dépenses, identifier et mettre en œuvre des opportunités d'économies
• Préparer des rapports financiers détaillés et des présentations pour la direction générale et les parties prenantes
• Analyser les coûts opérationnels et mettre en œuvre des mesures d'efficacité sur tous les sites
• Développer et gérer des plans de dépenses en capital pour les améliorations majeures des installations
• Mettre en œuvre une comptabilité par activités pour allouer avec précision les dépenses FM
• Collaborer avec les achats pour optimiser les processus d'achat et réaliser des économies d'échelle

Gestion des ressources humaines:

• Diriger, motiver et développer une équipe diversifiée de 50 à 100 professionnels de la gestion des installations
• Mettre en œuvre un système complet de gestion des performances
• Mener des évaluations de performance régulières et fournir un feedback constructif
• Identifier les besoins en formation et mettre en œuvre des programmes de développement sur mesure
• Assurer des niveaux de personnel adéquats et diriger les efforts de recrutement pour les postes clés
• Favoriser une culture d'amélioration continue et d'innovation au sein de l'équipe FM
• Mettre en œuvre une planification de succession pour les rôles critiques
• Gérer les relations et les négociations avec les syndicats, le cas échéant

Optimisation des services:

• Mettre en œuvre les méthodologies Lean et Six Sigma pour optimiser les processus FM
• Développer et suivre un ensemble complet d'indicateurs clés de performance (KPI) pour tous les services FM
• Utiliser des outils avancés d'analyse et de visualisation de données pour identifier les tendances et les opportunités d'amélioration
• Effectuer des benchmarks réguliers par rapport aux normes et meilleures pratiques de l'industrie
• Mettre en œuvre de nouvelles technologies telles que les capteurs IoT, la maintenance prédictive basée sur l'IA et les systèmes de bâtiments intelligents
• Développer et gérer un programme d'amélioration continue avec des événements kaizen réguliers
• Mettre en place un système de gestion des connaissances pour capturer et partager les meilleures pratiques entre les sites

Gestion des parties prenantes:

• Agir comme point de contact principal pour les parties prenantes de niveau C des clients
• Développer et maintenir des relations solides avec les décideurs clés des organisations clientes
• Communiquer régulièrement avec les clients pour comprendre leurs besoins et attentes en évolution
• Fournir des conseils stratégiques sur les questions liées aux installations à la direction des clients
• Présenter des rapports de performance complets et des plans d'amélioration aux parties prenantes des clients
• Mener des revues d'activité trimestrielles avec les clients clés
• Développer et mettre en œuvre des enquêtes de satisfaction client et agir sur les retours
• Gérer la résolution des conflits et les escalades avec les parties prenantes de haut niveau

Gestion de la durabilité et de l'énergie:

• Développer et mettre en œuvre une stratégie de durabilité complète dans toutes les installations
• Fixer et atteindre des objectifs ambitieux de réduction de l'énergie et de gestion des déchets
• Mettre en œuvre des certifications de bâtiments verts (par exemple, HQE, BREEAM) dans l'ensemble du portefeuille
• Surveiller et réduire la consommation d'énergie et l'empreinte carbone en utilisant des systèmes avancés de gestion de l'énergie
• Assurer la conformité aux réglementations environnementales et aux objectifs de durabilité de l'entreprise
• Mettre en œuvre les principes de l'économie circulaire dans les opérations FM
• Collaborer avec les services publics locaux pour participer aux programmes de réponse à la demande
• Développer et gérer une politique d'achats verts

Planification d'urgence et de continuité des activités:

• Développer, mettre en œuvre et mettre à jour régulièrement des plans complets d'intervention d'urgence et de continuité des activités
• Mener des évaluations régulières des risques et mettre en œuvre des stratégies d'atténuation
• Organiser et diriger des équipes de gestion de crise
• Mener des exercices et des sessions de formation réguliers pour le personnel et les occupants
• Coordonner avec les autorités locales, les services d'urgence et autres agences pertinentes
• Mettre en œuvre et gérer un système de notification d'urgence
• Développer et maintenir une analyse d'impact sur les activités pour les installations et services critiques

Innovation et intégration technologique:

• Se tenir au courant des technologies émergentes dans le domaine FM
• Évaluer et mettre en œuvre des solutions logicielles FM appropriées
• Diriger la transformation numérique des opérations FM
• Mettre en œuvre la modélisation des informations du bâtiment (BIM) pour la gestion des installations
• Explorer et mettre en œuvre des applications d'IA et d'apprentissage automatique en FM
• Développer une feuille de route pour la mise en œuvre de bâtiments intelligents dans l'ensemble du portefeuille

Gestion de la santé et de la sécurité:

• Assurer la conformité avec toutes les réglementations pertinentes en matière de santé et de sécurité
• Mettre en œuvre et maintenir un système complet de gestion de la santé et de la sécurité au travail
• Mener des audits de sécurité et des évaluations des risques réguliers
• Développer et dispenser des programmes de formation à la sécurité pour le personnel et les sous-traitants
• Enquêter sur les incidents et mettre en œuvre des actions correctives
• Gérer les relations avec les organismes de réglementation et les inspecteurs

Reporting et communication:

• Développer et maintenir un cadre de reporting complet pour toutes les activités FM
• Préparer et présenter des rapports réguliers à la direction générale et aux parties prenantes
• Développer et mettre en œuvre une stratégie de communication pour les initiatives FM
• Représenter le département FM dans les réunions et projets interfonctionnels
• Contribuer aux rapports annuels de l'entreprise et aux rapports de durabilité

Qualifications:

• Master en Gestion des Services Généraux, Ingénierie, Administration des Affaires ou domaine connexe
• Minimum de 12 à 15 ans d'expérience en gestion des installations, dont au moins 8 ans dans un rôle de direction
• Expérience avérée dans la gestion de sites multiples et d'opérations à grande échelle en France
• Connaissance approfondie des codes du bâtiment français, des réglementations et des meilleures pratiques en FM
• Solide compréhension du droit du travail français et des pratiques associées
• Excellentes compétences en leadership et en gestion d'équipe, avec une expérience dans la direction de grandes équipes diversifiées
• Acumen financier avancé et expérience dans la gestion de grands budgets (10M€+)
• Maîtrise des logiciels FM (par exemple, IBM TRIRIGA, SAP, Planon) et compétences avancées en MS Office
• Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et parlé), autres langues européennes un plus
• Certification ARSEG (Association des Directeurs de l'Environnement de Travail) ou équivalent requis
• Certification Six Sigma Green Belt ou Black Belt préférée
• Certification PMP (Project Management Professional) souhaitable

Compétences clés:

• Leadership visionnaire avec la capacité d'inspirer et de motiver les équipes
• Pensée stratégique et compétences en résolution de problèmes
• Excellentes compétences en communication et interpersonnelles, avec la capacité d'influencer à tous les niveaux
• Fortes capacités de négociation et de résolution des conflits
• Adaptabilité et résilience dans un environnement en évolution rapide
• Attention exceptionnelle aux détails combinée à la capacité de voir l'ensemble
• Mentalité axée sur le client avec un engagement envers l'excellence du service
• Pensée analytique et compétences en prise de décision basée sur les données
• Expertise en gestion du changement
• Esprit d'innovation avec la capacité de piloter la transformation numérique
• Normes éthiques élevées et engagement envers la durabilité

Cette description de poste détaillée souligne les responsabilités étendues, les qualifications et les compétences requises pour un Directeur des Services Généraux Senior supervisant plusieurs sites en France. Elle met l'accent sur la nature stratégique du rôle, l'étendue des compétences techniques et managériales requises, et l'importance de stimuler l'innovation et l'excellence dans la gestion des installations, tout en tenant compte du contexte spécifique du marché français.

About JLL –

We’re JLL—a leading professional services and investment management firm specializing in real estate. We have operations in over 80 countries and a workforce of over 102,000 individuals around the world who help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions. As a global Fortune 500 company, we also have an inherent responsibility to drive sustainability and corporate social responsibility. That’s why we’re committed to our purpose to shape the future of real estate for a better world. We’re using the most advanced technology to create rewarding opportunities, amazing spaces and sustainable real estate solutions for our clients, our people, and our communities.

Our core values of teamwork, ethics and excellence are also fundamental to everything we do and we’re honoured to be recognized with awards for our success by organizations both globally and locally.

Creating a diverse and inclusive culture where we all feel welcomed, valued, and empowered to achieve our full potential is important to who we are today and where we’re headed in the future. And we know that unique backgrounds, experiences, and perspectives help us think bigger, spark innovation, and succeed together.

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